Reglas vigentes y responsabilidades

Las regulaciones que tratan con los programas de contratación gubernamental para pequeñas empresas se delinean en el Título 13, Parte 125 del Código de Regulaciones Federales (CFR). El proceso de adquisiciones del gobierno federal está regido por la Regulación Federal de Adquisiciones (FAR [Federal Acquisition Regulation]). Algunas agencias del gobierno están autorizadas a tener su propio suplemento de la FAR.

Como contratista del gobierno, también debe cumplir con los estatutos de normas laborales (Ley de Contratación del Servicio, Horas de Trabajo por Contrato, Ley de Normas de Seguridad y otras), así como con otros estatutos, a menos que el contrato declare que no se aplica un estatuto en particular.

Usted debe de conocer las cláusulas contractuales que protegen la integridad del proceso de adquisiciones del gobierno. Entre esas cláusulas se encuentran la cláusula para que los funcionarios no se beneficien, las cláusulas contra sobornos, las de conflictos de interés organizacionales, la de gratificaciones y otras. Busque esas cláusulas en cualquier contrato que proporcione el gobierno.

Dentro de las condiciones de adjudicación de contratos reservados, las pequeñas empresas contratistas primarias están obligadas a realizar un volumen mínimo de trabajo en un contrato del gobierno.

Esas limitaciones garantizan que empresas que de otro modo serían inelegibles no usen empresas pequeñas o en desventaja simplemente como vehículos para conseguir contratos reservados.

Las limitaciones se aplican a contratos reservados para pequeñas empresas cuando el monto del contrato supera los $150,000, y a todos los demás contratos reservados dentro de los programas para pequeñas empresas 8(a), HUBZone, empresas propiedad de veteranos discapacitados o propiedad de mujeres.

• Contratos de servicio. La pequeña empresa contratista primaria debe de aportar por lo menos 50 % del costo de contrato por personal.
• Contratos de suministros. La pequeña empresa contratista primaria debe realizar trabajo por al menos el 50 % del costo de fabricación de los suministros, sin incluir el costo de los materiales, de lo contrario se califica como no manufacturera.
• Contratos de construcción general. La pequeña empresa contratista primaria debe asumir por lo menos 15 % del costo del contrato con sus propios empleados, sin incluir el costo de materiales.
• Contratos de construcción especializada. La pequeña empresa contratista primaria debe asumir por lo menos 25 % del costo del contrato con sus propios empleados, sin incluir el costo de materiales.
• Dentro de los programas HUBZone, de contratación de mujeres o de veteranos discapacitados, la pequeña empresa contratista primaria puede utilizar subcontratistas en situación similar para cumplir con esos requerimientos de desempeño.
• Conforme al programa HUBZone, hay requerimientos de desempeño más altos en los contratos de construcción.

Las limitaciones del contratista primario en materia de subcontratación se explican con más detalle en 13 CFR 125.6.

En general se requiere que el contratista que suministra bienes al gobierno asuma por lo menos el 50 % del costo de manufactura de dichos bienes. La regla de empresas no manufactureras es la excepción a ese requerimiento. En pocas palabras, permite que una pequeña empresa suministre productos que no manufacture, siempre y cuando dichos productos provengan de otra pequeña empresa.

La SBA puede rescindir la regla de empresas no manufactureras si determina que no hay pequeñas empresas manufactureras disponibles para suministrar el producto. Para hacerlo, el funcionario de contrataciones debe solicitar la excepción a la regla de empresas no manufactureras.

Las disposiciones que rigen empresas no manufactureras se delinean en 13 CFR 121.406.

Los contratos gubernamentales generalmente son similares a los comerciales. Sin embargo, hay algunas diferencias clave que usted necesita entender.

El gobierno tiene especificaciones exactas de la mayoría de los productos y servicios que compra. Como contratista, usted debe de entregar el producto o servicio como se describe en las especificaciones. Si no lo hace, el gobierno puede rescindir el contrato.

Usted es responsable de controlar la calidad de los productos y servicios que le entregue al gobierno.

El gobierno puede inspeccionar y examinar los productos para determinar si efectivamente cumplen con las especificaciones y los requerimientos del contrato. El gobierno no acepta el producto del contratista si no aprueba la inspección. El tipo y amplitud de la inspección y de los exámenes dependen básicamente del producto que se adquiere.

El funcionario de contratación puede cambiar las especificaciones y otros términos contractuales. Los cambios deben de estar "dentro del ámbito general del contrato". Usted debe de cumplir con el contrato como lo haya cambiado el funcionario de contratación.

Si el gobierno cambia la naturaleza general del contrato después de haber sido adjudicado, entonces usted tiene derecho a una corrección justa del precio y calendario de entrega.

La oficina de contratación puede hacer algunos cambios unilaterales, mientras que otros pueden ser bilaterales, por lo que se requiere en consentimiento de ambas partes. El contrato tiene, bajo la cláusula de controversias, una disposición para resolver desacuerdos.

Si usted no cumple sus obligaciones contractuales, el gobierno puede rescindir (o cancelar) el contrato. El gobierno puede cancelar un contrato por incumplimiento si usted:

• no entrega dentro del tiempo especificado en el contrato
• no avanza y pone en riesgo el desempeño del contrato
• no lleva a efecto alguna de las cláusulas del contrato

Si se rescinde el contrato por incumplimiento, usted tiene derecho al pago de los bienes y servicios que ya hubiera proporcionado. Si el gobierno sigue necesitando los artículos que usted no le proporcionó, podrá conseguirlos en otra parte y, si cuestan más, cobrarle a usted la diferencia de precio.

Sin embargo, antes de rescindir un contrato por incumplimiento, el funcionario de contratación debe darle a usted la oportunidad de mejorar su desempeño o de demostrar por qué no se debe rescindir el contrato.

Si usted puede demostrar que su desempeño es justificable, su contrato no será rescindido. Para ser justificable, la demora debe estar fuera de su control y no haber sido causada por error o negligencia suyos. Si su contrato es rescindido por incumplimiento y puede demostrar que la acción del gobierno fue inadecuada, la rescisión se considerará hecha para “conveniencia del gobierno”.

El gobierno puede rescindir un contrato de manera total o parcial porque así le conviene. La rescisión por conveniencia no es culpa del contratista. Más bien, le permite al gobierno cancelar contratos por productos o servicios que se volvieron obsoletos o innecesarios.

El gobierno debe avisarle por escrito de la rescisión por conveniencia, pero no está obligado a hacerlo con anticipación. Posteriormente el gobierno le pagará cualquier trabajo que ya hubiera hecho.

Su contrato especifica la oficina gubernamental responsable del pago y contiene instrucciones de facturación. Mientras más precisas sean sus facturas, más pronto se le pagará. En ciertas circunstancias, si el gobierno no le paga a tiempo, usted puede solicitar el pago de intereses.

En contratos de precio fijo, el método de pago puede variar con el valor monetario del contrato. En caso de contratos relativamente pequeños, con un solo artículo de trabajo, generalmente se le paga en una sola exhibición después de que entregue el producto o servicio.

En caso de contratos con muchos artículos, usted puede recibir pagos por entregas parciales. En caso de contratos grandes de precio fijo y subcontratos, cuando la primera entrega se realiza varios meses después de la adjudicación, podrá recibir pagos por avance, basados en los costos en que incurra conforme avanza el trabajo.

Ya que los pagos por avance están basados en un trabajo que aún no está terminado, deberá devolver el dinero al gobierno en caso de que no logre terminar el trabajo. Para tener derecho a pagos por avance, debe de tener un sistema contable que puede identificar y separar con precisión los costos del contrato.

El funcionario de contratación puede asignar los pagos dentro de un contrato a una institución aparte, como una fuente de financiamiento. Esto puede ser valioso para los contratistas que traten de conseguir financiamiento.

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