Contrate y administre a los empleados

Antes de encontrar a la persona correcta para el empleo, debe crear un plan para pagar a los empleados. Siga estos pasos para establecer la nómina:

1. Obtenga su número de identificación del empleador (EIN)
2. Averigüe si necesita identificación federal y estatal
3. Decida si desea un contratista independiente o un empleado
4. Asegúrese de que los nuevos empleados contesten y entreguen un formulario W-4
5. Programe los períodos de pago para coordinar la retención fiscal para el Servicio de Rentas Internas (IRS)
6. Cree un plan de remuneración para los días de fiesta, vacaciones y permisos
7. Elija un servicio interno o externo para administrar la nómina
8. Decida quién manejará su sistema de nómina
9. Sepa qué registros deben mantenerse en archivo y por cuánto tiempo
10. Declare los impuestos de nómina según se necesite, cada trimestre y cada año

El IRS ofrece la Guía de impuestos para el empleador (solo en inglés), que brinda orientación sobre todos los requisitos para la declaración del impuesto federal que podrían aplicarse a las obligaciones de su empresa. Consulte con su agencia estatal de impuestos las estipulaciones para la declaración fiscal del empleador.

Distinguir entre empleados y contratistas independientes puede influir en su resultado final, o en sus ingresos totales una vez deducidos sus gastos. Su resultado final influye en última instancia en su forma de retener impuestos y le ayuda a cumplir con la ley durante la temporada de impuestos. Conozca las diferencias antes de contratar a su primer empleado (solo en inglés).

Un contratista independiente trabaja con un nombre comercial distinto del de su empresa y factura por el trabajo terminado. A veces los contratistas independientes satisfacen la definición de empleados en un sentido legal. La Comisión para la Igualdad de Oportunidades en el Empleo creó una guía detallada para que usted tome una decisión más informada (este y el siguiente enlace solo en inglés). 

Si resulta que su contratista cumple con la definición legal de empleado, es posible que usted deba pagar impuestos y multas, proporcionar beneficios y reembolsar los salarios según se señala en la Ley de Normas Laborales Justas.

La atención a la salud y otros beneficios son un factor importante en la contratación y retención de los empleados. Algunos beneficios para los trabajadores son obligatorios por ley, pero otros son opcionales.

• Aportaciones al seguro social: los empleadores deben pagar aportaciones al seguro social (este y los siguientes enlaces solo en inglés)  en la misma proporción que sus empleados.
• Indemnización de los trabajadores (Workers’ Compensation): obligatorio a través de una compañía aseguradora comercial, mediante autoseguro o como programa estatal de indemnización por accidentes de trabajo.
• Seguro por discapacidad: el pago por discapacidad es obligatorio en California, Hawaii, New Jersey, New York, Rhode Island y Puerto Rico.
• Permisos de ausencia: la mayor parte de los beneficios de permiso son opcionales, excepto los que estipula la Ley de Permisos por Motivos Médicos y Familiares (FMLA, por sus siglas en inglés,).
• Seguro de desempleo: varía con el estado y tal vez deba inscribirse en su agencia estatal de empleo.

Su pequeña empresa puede ofrecer una gama completa de beneficios opcionales, para ayudar a atraer y retener a los empleados. Aun cuando un beneficio que ofrezca sea opcional, tal vez tenga que cumplir con ciertas leyes si decide ofrecerlo.

Las empresas que ofrecen planes de salud grupales deben cumplir con leyes federales. Usted puede leer más acerca de estas leyes en una guía del Departamento de Trabajo (este y los siguientes enlaces solo en inglés).

Los empleados pueden ampliar su cobertura mediante la Ley de Salud a Bajo Precio y algunos pueden tener derecho a los beneficios de la Ley Ómnibus Consolidada de Reconciliación Presupuestaria (COBRA, por sus siglas en inglés). Las empresas deben extender la opción de beneficios de COBRA a los empleados que se retiran o son despedidos. Para más información y recursos para ayudar a las pequeñas empresas a decidir sobre su cobertura de seguro médico, visite HealthCare.gov. 

Los planes de jubilación son un beneficio laboral muy popular. Considere ofrecer un plan patrocinado por el empleador, como un plan 401k o de pensión. El gobierno federal ofrece una extensa variedad de recursos para ayudar a los dueños de pequeñas empresas a elegir su plan de jubilación y pensión.

Los programas de incentivos para el empleado pueden subir la moral y hacer más atractivos los puestos vacantes. Entre estos figuran los incentivos comunes, como opciones para la compra de acciones, horarios flexibles, programas de bienestar, membresías corporativas y eventos de la empresa.

Si su presupuesto lo permite, considere un software de administración de beneficios que hace su contabilidad más fácil y eficiente. La descripción de estos beneficios en el manual del empleado ayuda a su personal a tomar decisiones y puede servir de referencia respecto a los requisitos del lugar de trabajo.

Proteja los derechos de los trabajadores y a su empresa adhiriéndose a las leyes laborales, lo que significa que debe verificar que las prácticas de la empresa cumplan con las normas de la industria.

Lo anterior incluye conocer las leyes pertinentes a la contratación de veteranos (este y los siguientes enlaces solo en inglés), trabajadores extranjeros, empleados domésticos, trabajo infantil y personas con discapacidades, entre otros grupos. También debe proceder conforme a la ley al terminar la relación de trabajo con un empleado, despedir a un trabajador o reducir el tamaño de la empresa.

Consulte los recursos legales federales y estatales del Departamento de Trabajo.