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Empiece con el balance general
El balance general (solo en inglés) es el fundamento de la administración de sus finanzas. Funciona como una instantánea de la situación financiera de su empresa. Le ayuda a llevar el rastro del capital y le ofrece una proyección del flujo de caja en los años futuros.
El balance general le ayuda a justificar costos, como los de empleados y suministros. También le ayuda a controlar los bienes, las obligaciones y el capital social. Puede tener mejor perspectiva si separa y analiza segmentos de su empresa, cómo comparar las ventas en línea y en persona.
Análisis de costo-beneficio (CBA, por sus siglas en inglés)
Examinar de cerca el dinero que entra y el que sale ayuda a mantener un equilibrio saludable entre pérdidas y ganancias. Desde el desarrollo y las operaciones, hasta los costos recurrentes y no recurrentes, es importante categorizar los gastos en su balance general. Después puede llevar a cabo un análisis de costo-beneficio (solo en inglés) para ponderar las fortalezas y debilidades de una decisión comercial, y poner en contexto los posibles beneficios recurrentes y la reducción de costos.
El CBA es una técnica para tomar decisiones no críticas de una forma relativamente rápida y fácil. Consiste sólo en sumar el total de las ganancias y el total de los costos durante un periodo determinado, para luego restar los costos de las ganancias y determinar así el éxito en términos monetarios. Esto puede resultar útil al contratar a otro empleado o a un contratista independiente.
Por ejemplo, digamos que quiere decidir si coloca mesas afuera de su restaurante de salchichas, Haute Dog. Usted calcula que las mesas nuevas le representarán $5,000 en ingresos adicionales al año. Pero el permiso para las mesas externas cuesta $1,000 al año, y además tendría que gastar $2,000 para comprar las mesas y sillas. El análisis de costo-beneficio revela que debe agregarlas, ya que los beneficios adicionales ($5,000 en ventas nuevas) superan los costos ($3,000 en gastos por permisos y equipo).
Seleccione un método de contabilidad
Las empresas suelen usar el método contable de ejercicio o el de caja para registrar compras. El método de ejercicio asienta las transacciones en libros inmediatamente después de la venta. El método de caja las registra sólo una vez que se recibe el pago.
Por ejemplo, si hace una venta en enero y recibe el pago de $200 en febrero, el método de ejercicio le permitiría registrarla en los libros de enero, mientras que con el de caja se necesitaría que ese pago estuviera en los libros de febrero.
| Método | Ventajas | Desventajas |
|---|---|---|
| Ejercicio |
Genera una instantánea inmediata. Puede reducir la carga impositiva. |
Manejo más complejo. Las cifras pueden ser engañosas. |
| Caja |
Muestra claramente el flujo de caja. Es más fácil de entender. |
Limita el valor predictivo. Menor claridad a largo plazo. |
GAAP
Hay muchas estrategias para preparar los estados financieros de una pequeña empresa. Los principios de contabilidad generalmente aceptados, llamados GAAP (por sus siglas en inglés) o "Gap", constituyen una forma común de estandarizar los informes financieros con el método de ejercicio. Las compañías privadas no están obligadas a seguir los GAAP. El Consejo de Normas de Contabilidad Financiera (FASB, por sus siglas en inglés) mantiene los GAAP en los Estados Unidos.
Obtenga ayuda contable
A usted le conviene obtener ayuda para su contabilidad. Considere contratar a un contador público certificado (CPA, por sus siglas en inglés), un asistente contable o usar un servicio en línea.
El contador generalmente cuesta más que los servicios en línea, pero puede ofrecerle un servicio más ajustado a las necesidades específicas de su empresa. Un asistente contable puede desempeñar las funciones básicas cotidianas a menor costo, pero no posee los estudios formales de contabilidad de un CPA.
Asegúrese de que alguien pueda manejar lo siguiente:
- Cuentas por cobrar
- Cuentas por pagar
- Efectivo disponible
- Conciliación bancaria
- Nómina